RPA 101 | Power Automate Desktop ง่ายๆ ใน 5 นาที: step-by-step guide

Pakpoom Poom
4 min readMar 21, 2021

--

ในที่สุดเราก็เดินทางมาถึงบทสุดท้ายแล้วกับ RPA 101 ทุกคนเป็นไงกันบ้างครับ ได้ ลองทำตามกันบ้างหรือยังเอ่ย ?

สำหรับใครที่พลาดไป สามารถอ่านได้ที่นี้

1.RPA 101 | What is Robotic Process Automation? [เข้าใจง่ายใน 5 นาที]

2.RPA 101 | How to Build Your First Bot in “Automation Anywhere” (เรื่องง่ายๆที่ใครก็ทำได้)

3.RPA 101 | มาทำความรู้จักและร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับ UiPath หนึ่งใน RPA ที่ดีที่สุดในโลก

วันนี้เราจะพาทุกคนมารู้จักกับ RPA น้องใหม่ล่าสุด อย่าง Power Automate จากค่าย Microsoft กันครับ

ก่อนอื่นเรามาดู Ecosystems ของ Power Automate จากภาพกันก่อนครับ

Ecosystem จะประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก คือ AI Infusion, API-automation, UI-automation

ส่วนประเภทของ Flow ของ Power Automate จะมีทั้งหมด 3 แบบ ดังนี้

  1. Cloud Flow คือการสร้าง Flow ผ่านการเรียกใช้ API ในการเชื่อมต่อกับ application หรือระบบต่างๆ ได้ทั้งแบบ cloud และ On-premises เพื่อให้เกิดการทำงานอัตโนมัติทั้งในส่วนของ Automated flows, Instant flows, Scheduled flows
  2. Business Process Flow คือการสร้าง Flow ที่เหมาะสำหรับการทำงานในองค์กรเป็นหลัก
  3. Desktop Flow คือการสร้าง Flow ไว้บนเครื่องของเรา เพื่อเกิดการทำงานแบบอัตโนมัติบน Web หรือ Desktop เราจะเรียกส่วนนี้ว่า Robotic Process Automation(RPA)
Power Automate Desktop Flow

โดยบทความนี้จะขอพูดถึง Power Automate Desktop Flow เป็นหลักก่อนนะครับ

ความสามารถของ Desktop Flow

มีความหลากหลายในการทำงานกับ Application, Browsers โดยสามารถบันทึก Recorder ได้ทั้งบน Web และ Desktop แล้วจะได้ Flow ออกมา

Mode การสั่งงาน

จะมี 2 แบบ คือ

  1. แบบ Attended คือ User จะต้องเปิดและ login เข้าเครื่องไว้ก่อน Flow ถึงจะทำงานตามที่เรากำหนดได้
  2. แบบ Unattended คือ การที่ Flow สามารถทำงานได้เอง โดยเพียงเปิดเครื่องไว้แต่ไม่ต้อง login เนื่องจากเป็นการทำงานจาก agent ของ Robot เอง

ขั้นตอนการติดตั้งของ Desktop Flow

  1. เข้า URL : https://flow.microsoft.com/en-us/robotic-process-automation/
  2. ลงทะเบียนเพื่อเข้าใช้งาน
  3. ติดตั้งโปรแกรม Power Automate Desktop(ทำหน้าที่สร้าง Flow) และ On-premises data gateway(ทำหน้าที่เชื่อมต่อ Bot เครื่องของเรากับ Azure Service-Cloud)

4.เมื่อติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ให้เปิด Power Automate Desktop ขึ้นมาได้เลย

ทดลองการใช้งาน

โจทย์ที่ใช้กันในวันนี้คือ การส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ผ่านทางอีเมล(E-Tax Invoice by Email) ตามเงื่อนไขทางกรมสรรพากรกำหนด

https://www.rd.go.th/27659.html
เงื่อนไขคือการกำหนดหัวข้ออีเมล

ขั้นตอนที่ 1: ให้สร้าง Flow ขึ้นมาชื่อ E-Tax Invoice by Email

ขั้นตอนที่ 2 : สร้างตัวแปร(InputText)ขึ้นมารองรับชื่อไฟล์(เอกสารใบแจ้งหนี้ที่เราได้จัดเตรียมไว้) เพื่อนำไปกำหนดเป็นหัวข้ออีเมล( Subject ) ตามที่กำหนดต่อไป [ คลิก Input/Output Variables > กรอกข้อมูลตามชื่อไฟล์ที่ได้เตรียมไว้ เช่น “ 01012564_INV_INV0001 ” ]

ขั้นตอนที่ 3 : ใช้คำสั่ง Slipt text เพื่อแยกชื่อไฟล์จากตัวแปร InputText(ที่สร้างไว้ในขั้นตอนที่2) ผ่านการกำหนด delimter แบบ “_” “Custom” มาไว้ที่ตัวแปร SubjectList

ขั้นตอนที่ 4 : ช้คำสั่ง Set variable สร้างตัวแปร(Subject) เพื่อรับค่าหัวข้อของอีเมล

ขั้นตอนที่ 5: ใช้คำสั่ง Set variable สร้างตัวแปร(Filename) เพื่อรับค่า Attachment file path ตามที่อยู่ของไฟล์ที่เราจะแนบส่งทางอีเมล(InputText เป็นชื่อจากขั้นตอนที่1)

ขั้นตอนที่ 6 : ใช้คำสั่ง Display message ไว้แสดงผลค่าตัวแปรที่กำหนดไว้ เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 7 : ใช้คำสั่ง Lauch Outlook เพื่อเตรียมสำหรับส่งอีเมล

ขั้นตอนที่ 8 : ใช้คำสั่ง Send email ในการกำหนดอีเมลผู้รับ/ผู้ส่ง พร้อมระบุตัวแปรที่เคยสร้างไว้ เช่น Subject, Filename

ขั้นตอนที่ 9 : กดบันทึกและสั่งทำงาน

หลังจากนั้นจะได้รับแจ้งผลทางอีเมลตามที่เราได้เขียนไว้ใน Flow ของ Power Automate Desktop

อ้ะๆ ความสนุกยังไม่หมดเพียงเท่านี้ ‼️‼️

เพราะเราจะต้องนำ Flow จาก Power Automate Desktop ที่เขียนไว้นี้ ไปเชื่อม trigger เพื่อให้รู้ว่าเมื่อไร Flow นี้ถึงจะทำงาน ซึ่งสำหรับเคสในวันนี้เราจะกำหนดว่า “เมื่อเอกสารใบแจ้งหนี้ถูกสร้างจากระบบ ERP อะไรก็ตาม จะต้องถูกนำไปวางไว้ใน OneDrive เสมอ แล้วให้เชื่อม trigger กับ Flow-Power Automate Desktop เพื่อให้มันทำงานแบบอัตโนมัติต่อไป”

วิธีที่ 1 : เปิด https://asia.flow.microsoft.com/en-us/ คลิก Create เลือก Automated Cloud Flow

วิธีที่ 2: ระบุชื่อ และเลือก Flow trigger เป็น “When a file is created” แล้วกด Create

วิธีที่ 3 : กำหนด Folder Path สำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารใบแจ้งหนี้

วิธีที่ 4 : กด + New Step เลือก “Run a flow built with Power Automate Desktop”

วิธีที่ 5 : ระบุชื่อ Flow ใน Power Automate Desktop ที่ต้องการเชื่อมต่อ, เลือกการทำงานแบบ Attended แล้วระบุ Input Text ที่จะทำหน้าที่รับตัวแปรเป็น File name

วิธีที่ 6 : กดบันทึก พร้อมกดสั่งทำงาน(Test)

Cloud Flow

โดยขณะนี้ Cloud Flow และ Desktop Flow ของเราก็สามารถทำงานร่วมกันได้แล้วครับ

เพียงเท่านี้เราก็สามารถสร้าง “น้องบอท(Flow)ตัวแรก” กันได้แล้ว อย่าลืมไปลองเล่นกันนะครับทุกคน : )

Hope everyone have got some basic understanding on how to use the Power Automate Desktop automation process.

  • สำหรับใครที่สนใจสามารถเข้าไปเรียน(ฟรี)กันได้ที่

https://docs.microsoft.com/th-th/power-automate/?utm_source=flow-sidebar&utm_medium=web

ขอบคุณข้อมูล

  1. https://docs.microsoft.com/th-th/
  2. https://www.rd.go.th/27659.html
  3. https://www.youtube.com/watch?v=73Pni5EmUOU&list=WL&index=5

--

--

Pakpoom Poom
Pakpoom Poom

Written by Pakpoom Poom

My journey | Lifelong Learning : Learn – Unlearn – Relearn

No responses yet