RPA 101 | What is Robotic Process Automation? [เข้าใจง่ายใน 5 นาที]
ปกติแล้วเมื่อธุรกิจเริ่มมีการเติบโต จะส่งผลให้การทำงานในกระบวนการต่างๆ ย่อมมีความซับซ้อนตามมา จึงทำให้เราต้องเร่งปรับกระบวนการทำงานให้มีคุณภาพ มีมาตรฐานและเป็นระบบระเบียบมากขึ้น รวมถึงท่ามกลางสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน เราคงไม่สามารถปฎิเสธได้ว่าเรากำลังเข้าสู่ยุคของความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีแล้ว ซึ่งจะสังเกตได้จากการเริ่มนำเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในแต่ละแผนกมากขึ้น เริ่มมีกระบวนการการป้อนหรือรับส่งข้อมูลผ่านเทคโนโลยี จนเมื่อถึงจุดหนึ่งธุรกิจนั้นๆ ก็จะเต็มไปด้วยกระบวนการการทำงานซ้ำๆ โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องการจัดการข้อมูล และงานเหล่านี้ก็จะตกเป็นความรับผิดชอบของพนักงานนั่นเอง
โดยกระบวนการด้านการจัดการข้อมูลเหล่านี้ที่จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นของภาระอันหนักหน่วงในหลายๆ องค์กร ที่กำลังเผชิญอยู่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ที่ทางองค์กรเองก็ได้เริ่มหาวิธีปรับแก้ไขกระบวนการทำงานเพื่อลดต้นทุน(Cost Reduction) หรือลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น(Lean Process) เนื่องจากขั้นตอนการทำงานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นรายวัน, รายสัปดาห์ หรือรายเดือนนั้น จะมีปริมาณข้อมูล(Transaction)เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ และเป็นงานที่ไม่ควรผิดพลาด แต่ด้วยธรรมชาติของมนุษย์เราย่อมมีความผิดพลาด(Human Error)เกิดขึ้นได้อยู่เสมอโดยเฉพาะในเรื่องของการจัดการข้อมูล และด้วยข้อมูลจำนวนมาก กับข้อจำกัดด้านเวลาในการทำงานเช่นนั้น ก็อาจทำให้คนทำงานเกิดความกดดัน ความเครียด หรือมีความผิดพลาดในการทำงานมากขึ้น และความสุขในการทำงานก็จะถอดถอยลง สุดท้ายจะส่งผลให้พนักงานทำงานมีประสิทธิภาพลดลง หรืออาจถึงขั้นปรับตัวไม่ได้กับสภาพแวดล้อมที่เป็นอยู่ จนลาออกไป และกลายเป็นปัญหากลับมาสู่ธุรกิจในที่สุด
ปัญหาเหล่านี้ถือว่าเป็นประเด็นใหญ่ที่หลากหลายธุรกิจกำลังเผชิญมาอย่างต่อเนื่อง รวมถึงธุรกิจหลายๆ ธุรกิจที่ตอนนี้กำลังเข้าสู่ยุค Digital Transformation แบบเต็มรูปแบบ ซึ่งเป็นยุคที่เทคโนโลยีจะเข้ามาช่วยสนับสนุนให้คนทำงานดีขึ้น เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำมากขึ้น
จนในที่สุดก็เริ่มมีการพัฒนาโซลูชันมาแก้ไขปัญหาเหล่านี้ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับคนทำงานอย่างเรา นั่นก็คือการนำเทคโนโลยีที่เรียกว่า Robotic Process Automation(RPA) มาช่วยลดการทำงานซ้ำๆ เพื่อให้พนักงานได้ไปทำงานในเชิงวิเคราะห์แทน หรือเปลี่ยนเป็นผู้ควบคุมงานแทนการลงมือทำเอง แล้วหวังว่าพนักงานจะมีความสุขเพิ่มขึ้นและความเครียดที่ลดลง
ถึงตรงนี้ ทุกคนคงอยากรู้กันแล้วใช่ไหมครับว่า RPA มันคืออะไร ทำงานอย่างไร เดียวเรามาดูกันเลยดีกว่า
Robotic Process Automation(RPA) คืออะไร ?
Robotic Process Automation หรือ RPA เป็นเทคโนโลยีที่มีความสามารถในการเลียนแบบพฤติกรรมหรือการกระทำที่ซ้ำๆ ของมนุษย์ ที่มนุษย์จะเป็นผู้ออกแบบกระบวนการ (Process) และขั้นตอน (Workflow) ให้เป็น Pattern ตามที่เรากำหนด โดยมันจะเข้ามาเปลี่ยนแปลงกระบวนการการทำงานรูปแบบต่างๆ ที่เป็น Routine ให้มีความอัตโนมัติ ทำงานตลอดเวลา(24/7) และจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในกิจกรรม เช่น เอกสารพวกใบวางบิล ใบกำกับสินค้า รวมไปถึงกระบวนการรับ คำสั่งซื้อจากลูกค้า และการตรวจสอบการบันทึกต่างๆ เป็นต้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะมีลักษณะการทำงานคล้ายกับหุ่นยนต์ จึงทำให้เราสามารถเรียกอีกชื่อหนึ่งสั้นๆ ว่า “Robot”
RPA is the use of robot, usually software with machine learning (ML) and Artificial Intelligence, to replace the human on the tasks that are high-volume and repeatable. (Linh Truong, Harvard University)
ลักษณะงานแบบไหนบ้างที่ RPA จะเข้ามาช่วยได้
- ลักษณะงานที่มีกระบวนการทำงานชัดเจนเป็นแบบแผน(Pattern) ตรงไปตรงมา ทำซ้ำๆ เช่น งานบันทึกข้อมูล ซึ่ง Bot จะทำงานแบบ 24/7 จะช่วยให้การทำงานเสร็จเร็วขึ้น ลดโอกาสการเกิดความผิดพลาด และลดต้นทุนค่าใช้จ่ายลงได้
- ลักษณะงานประเภทการดึงข้อมูล บันทึกรายการ และนำมาประมวลผล
แต่นั้นก็ไม่ได้หมายความว่า การนำ RPAเข้ามาใช้ ใช่ว่าจะคุ้มค่าเสมอไป !! ถ้าธุรกิจของเรามีปริมาณข้อมูลในจำนวนน้อย และ platform ที่ RPA ทำงานด้วยมีการเปลี่ยนแปลงอยู่บ่อยครั้ง ก็จะส่งผลให้ไม่สามารถช่วยลดเวลาและต้นทุนได้เท่าที่ควร
คำแนะนำในการเตรียมตัว ถ้าสนใจใช้ RPA มา Automate งาน
เพราะไม่ใช่ทุกกระบวนการ ทุกชิ้นงานจะเหมาะกับ RPA เสมอไป ดังนั้นเราจึงมีคำแนะนำเพื่อที่จะได้เลือกเครื่องมือให้เหมาะสมเตรียมรับกับยุค Automation 2 ข้อ ได้แก่
1.ปรับกระบวนการทำงานให้เป็น Digital Transformation
กล่าวคือ ให้เริ่มนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาปรับใช้ในการทำงาน พยายามทำทุกอย่างผ่านระบบดิจิทัล ลดการทำงานบนเอกสาร(Paper)จริงๆ ลง เช่น เมื่อต้องการเขียนเอกสารต่างๆ บันทึกข้อมูล ฯลฯ ข้อมูลควรต้องอยู่ในรูปแบบของ Digital Format เช่น ไฟล์ word, exel หรือ pdf เป็นต้น
2.จัดเก็บข้อมูลแบบ Structured Data
คือ ให้พยายามจัดการข้อมูลให้เป็นแบบแผน (Pattern) เช่น เอกสารบันทึกภายในการขออนุญาตต่างๆ จากเดิมที่เคยเขียนอีเมล หรือบันทึกข้อความในรูปแบบ “Free Text” ไม่การกำหนดรูปแบบแบบตายตัว ซึ่งหากเราเลือกใช้ RPA มาทำงานก็จะมีความยุ่งยาก ต่อการดึง บันทึก ประมวลและ วิเคราะห์ข้อมูลได้
ระบบที่ใช้สร้าง RPA เขียน codeเพื่อใช้งานได้จากที่ไหน
เนื่องจากปัจจุบันมีระบบซอฟท์แวร์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับ RPA จำนวนมาก ซึ่งแต่ละตัวก็จะมีความสามารถที่แตกต่างกัน เช่น
ตัวอย่างบริษัทที่มีการนำ RPA ไปใช้งานจริง
Telefónica O21 เป็นบริษัทผู้ให้บริการด้านโทรคมนาคมชั้นนำของอังกฤษ ที่
ในอดีตเคยเจอกับปัญหาของระบบงานหลังบ้านที่มีปริมาณธุรกรรมจำวนมหาศาลในแต่ละเดือน รวมถึงต้นทุนค่าแรงที่เพิ่มสูงขึ้น ดังนั้น บริษัทได้ตัดสินใจนำระบบ RPA เข้ามาใชในกระบวนการทำงานต่างๆ เช่น การรับคำร้องจากลูกค้า ผลที่ได้คือ งานหลังบ้านเสร็จเร็วขึ้น และสามารถลดต้นทุนค่าแรงลงได้ ทำให้ภาพรวมงานหลังบ้านมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม
ทั้งหมดที่กล่าวมานี้อยากให้เราได้ลองหันกลับมามองกระบวนการทำงานต่างๆ ที่เรากำลังทำอยู่ เพื่ออย่างน้อยจะได้เข้าใจขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจนมากขึ้น และวิเคราะห์ว่าจุดไหนบ้างที่จะสามารถนำเทคโนโลยีอย่าง RPA เข้ามาช่วย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เพราะเมื่อ RPA สามารถเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ได้ ถูกนำมาใช้เป็น Help Tools มากขึ้น สิ่งหนึ่งที่เราต้องเร่งปรับตัว คือ เราต้องพัฒนาทักษะในด้านต่างๆ เพิ่มมากขึ้นรวมถึงเรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกับระบบ RPA เพื่อนำมาพัฒนาต่อยอดงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
The growth of RPA is driven by the desire to improve efficiency, reduce errors, and lower costs in business processes. However, it’s important to note that RPA is not a replacement for human workers and should be implemented as a complement to human labor, rather than a replacement.
สุดท้ายหวังว่าบทความนี้จะสามารถช่วยเพิ่มความเข้าใจด้านเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับ Robotic Process Automation ให้ผู้ที่สนใจได้บ้าง ไม่มากก็น้อย เพื่ออยากให้ทุกคนได้ก้าวทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกที่เกิดขึ้นต่อไป
อะ อะ อะ อ้าว!!! ยังไม่จบเพียงเท่านี้ สำหรับบทความต่อไป เราจะมาสอนการเขียน RPA บน Software ต่างๆ เช่น Automation Anywhere,Uipath และ Power Automate กันนะครับ (อย่าลืมติดตามกันด้วยนะ แล้วเจอกันครับ) _/\_
ขอบคุณข้อมูล(References)
- RPA(Robotic Process Automation): Apply IBM’s Watson conversation service on Calling Center, Harvard University, Retrieved from:https://scholar.harvard.edu/linh/rpa-apply-ibm-watson-conversation-service-calling-center#_Toc495842954
- ก้าวไปข้างหน้ากับ “ระบบอัตโนมัติ” รับมือตลาดแรงงานยุคดิจิทัล, PwC, Retrieved from: https://www.pwc.com/th/en/pwc-thailand-blogs/blog-20171130.html
- RPA คืออะไร? รู้จัก Robotic ช่วยงานที่พัฒนาโดยคนไทยกับความมุ่งมั่นของคุณนาว ภาดารี ที่อยากเปลี่ยนมุมมองให้คนเชื่อถือซอฟต์แวร์ไทย, contentshifu, Retrieved from:https://contentshifu.com/blog/lightwork-robotic-process-automation
- ทำความรู้จัก RPA เทคโนโลยีที่จะช่วยให้งานของคุณไวขึ้น, missiontothemoon, Retrieved from:https://missiontothemoon.co/robotic-process-automation/
- Robotic Process Automation (RPA) คืออะไร?, stelligence, Retrieved from: https://stelligence.com/robotic-process-automation-rpa-101/
- RPA: what exactly is robotic process automation?, job-wizards, Retrieved from:https://job-wizards.com/en/rpa-what-exactly-is-robotic-process-automation/
บทความอื่นๆ
1.RPA 101 | How to Build Your First Bot in “Automation Anywhere” (เรื่องง่ายๆที่ใครก็ทำได้)
2.RPA 101 | มาทำความรู้จักและร่วมเรียนรู้ไปด้วยกันกับ UiPath หนึ่งใน RPA ที่ดีที่สุดในโลก
3.RPA 101 | Power Automate Desktop ง่ายๆ ใน 5 นาที: step-by-step guide
